BCP（事業継続計画）策定では、災害が発生した際の対応策をあらかじめ考えておくことが不可欠です。特に中小企業にとっては、重要な取引先との連絡が取れなくなると事業継続に深刻な影響を及ぼす可能性があります。
そこで今回は、取引先との連絡をスムーズに行うために、代理で緊急連絡先を通知してくれる「発災後対応窓口通知サービス」をご紹介します。
目次
なぜ災害後の連絡が大事なの？
自然災害が増加する中、BCPを策定することは、企業の事業継続にとって欠かせないものとなっています。
深刻な被害が相次ぐ台風や地震、集中豪雨などの自然災害が発生した場合、大企業に比べて経営資源が限られる中小企業は、災害による被害からの復旧に時間がかかりやすい傾向があるため、迅速かつ的確な対応を行うことが求められています。
しかし実際には、人手不足やコストの問題などで、BCP策定がなかなか進められないケースも少なくありません。
ある調査では、中小企業の約14.7％が、BCP対策ができていないという結果が出ているのです。
中小企業はその規模ゆえ、重要な取引先との連絡が途絶えてしまうと事業継続自体が難しくなることもあります。
そのため、発災後の連絡窓口を確保しておくことは、中小企業のBCPでとても大事なポイントとなります。
「発災後対応窓口通知サービス」とは？
「発災後対応窓口通知サービス」は、有事の際に連絡が取れない取引先へ、代理で緊急連絡先を通知するサービスです。
また、取引先へ状況確認を自動で通知してくれるツールでもあります。
「発災後対応窓口通知サービス」のメール例
【件名】災害発生に伴う緊急連絡について
いつもお世話になっております。
この度の災害により、取引先の皆様にご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
このメールは、私たちの状況を共有するためのものであり、また、貴社のご状況をヒアリングするためにも送らせていただいております。
【弊社の状況】
・災害発生時刻：〇〇〇〇年〇月〇日〇時〇分
・弊社：通常通り業務継続中
【貴社の状況について】
この度の災害により、貴社にも被害が及んでいないか心配しております。
貴社の状況について、ご連絡いただけますでしょうか。
また、貴社の事業再開の予定があれば、ご連絡いただけますようお願い申し上げます。
落ち着かれてからで結構ですので、以下の緊急連絡先にお電話いただけますようお願い申し上げます。
【緊急連絡先】
・〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
「発災後対応窓口通知サービス」を使う3つのメリット
取引先の状況をいち早く把握できる
発災後、迅速に取引先との連絡を取ることは、自社の状況を共有するためはもちろん、取引先の状況をいち早く把握するためにも重要です。
取引先の状況を確認することで、自社にとって重要な取引や供給について、どの程度影響を受けるかを把握することができます。
また、取引先がどのような支援を必要としているかを理解することで、共同で問題を解決するための戦略を構築できます。
事業再開までのスケジュールが共有できる
業務の再開に向けたスケジュールを共有することで、取引先も自社のスケジュールを立てることができ、双方のスケジュールを合わせて事業再開をスムーズに進めることができます。
また、事業再開までのスケジュールが明確になることで、取引先との調整も円滑にできます。
取引先との信頼関係構築につながる
発災後に取引先に対して適切な情報提供を行うことは、信頼関係構築にもつながります。
例えば、事業再開の見通しや、発生した問題について正確かつタイムリーに情報を提供することで、取引先はその情報に基づいて適切な対策を講じることができます。
そのため、取引先は自社のビジネスリスクを低減することができ、結果として取引先との信頼関係を高められます。
「発災後対応窓口通知サービス」で事業継続力を向上させよう
「発災後対応窓口通知サービス」を利用することで、自社の取引先との連絡が途絶えることによる不安や事業継続の困難さを解決することができます。
特に、自然災害の影響を受けやすい中小企業は、BCP対策がなかなか取れない場合があります。
そのため、自社の事業継続を考え、自社の防災・減災対策を強化し、事業継続力の向上につなげるために、こうした外部サービスの検討をお勧めします。
当社が販売する『事業継続パック』なら、「発災後対応窓口通知サービス」はもちろん、停電時も電力確保ができるポータブル蓄電池や、データ保全のためのクラウドバックアップサービスなどをワンストップで提供可能です。
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